Mục đích của buổi họp đầu tiên thậm chí cả buổi thứ hai chỉ là để hai bên hiểu thêm về nhau, tạo dựng lòng tin và xây dựng mối quan hệ. Cũng có thể bàn bạc thêm về hợp tác nhưng bạn đừng quá nóng vội và cố đi hết các nội dụng đã có trong chương trình dự kiến. Ngoài ra, bạn khó có thể lấy được ý kiến cá nhân tại bàn đàm phán mà phải sử dụng những thủ thuật tế nhị và tận dụng các cơ hội để tiến hành trao đổi một-một hoặc được đối tác chấp nhận lời mời đi ăn.
Liên hệ và gặp gỡ ban đầu
Sử dụng một trung gian giới thiệu bạn với chính đối tác bạn đang muốn cộng tác sẽ là một lợi thế khi kinh doanh tại Tây Ban Nha. Người trung gian sẽ là cầu nối giúp giảm bớt những khác biệt về văn hóa và giao tiếp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp bạn kinh doanh hiệu quả hơn trong tương lai. Tuy nhiên, phải hết sức cẩn thận khi lựa chọn trung gian vì một khi bạn đã quyết thì việc chuyển sang sử dụng trung gian khác không phải là điều dễ dàng.
Người Tây Ban Nha thường đàm phán theo nhóm trong đó mỗi thành viên có trách nhiệm của riêng mình. Tránh thay đổi bất kỳ thành viên nào trong đội vì việc này có thể khiến cho quá trình đàm phán phải bắt đầu lại từ đầu.
Bạn cần phải lên lịch hẹn với đối tác càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, nếu bạn đã từng hợp tác với họ một lần thì bạn có thể thông báo gấp trước một hai ngày. Người Tây Ban Nha luôn muốn biết về người họ sẽ gặp gỡ, nên trước khi buổi họp diễn ra, bạn phải cung cấp thông tin chi tiết về chức danh, vị trí và trách nhiệm của những thành viên tham dự của bên bạn cũng như những đề xuất và chương trình dự kiến của buổi họp. Họ cũng hy vọng một trong những thành viên của đội đàm phán là người có quyền đưa ra quyết định. Họ sẽ bố trí người có vị trí và chức vụ tương đương với trưởng nhóm đàm phán của công ty bạn. Mặc dù chương trình họp dự kiến đã được thống nhất trước nhưng không nhất thiết phải đi theo đúng các nội dụng đó trong quá trình đàm phán.
Mặc dù các buổi họp thường không diễn ra đúng giờ nhưng người Tây Ban Nha không muốn đối tác của họ đến muộn. Tránh đến muộn quá 10 đến 15 phút và nếu bị muộn thì nên báo trước với họ. Tuy nhiên, không nên biểu lộ sự tức giận nếu bạn phải chờ đợi.
Người Tây Ban Nha sắp xếp họ tên theo thứ tự như sau: đầu tiên là tên gọi sau đó là đến họ. Lưu ý một số người có thể có hai họ: một là họ bố và hai là họ mẹ. Nên sử dụng "Mr./Mrs./Miss" hoặc Señor/Señora/Señorita, cộng với họ bố - thường đứng ở vị trí đầu nếu tên người đó có hai họ. Nếu đối tác có chức danh về học vấn, như là Tiến sĩ (Doctor) hoặc Giáo sư (Professor) thì bạn gọi họ theo cách sau: chức danh học vấn + họ tên. Nếu nghe thấy một số người được gọi với chức danh Don hoặc Dona thì đó có nghĩa là người này rất được kính trọng. Ở Bắc Tây Ban Nha thì chỉ có những người bạn thân mới gọi nhau bằng tên. Ngược lại ở phía Nam, thì người dân lại khá thoải mái trong việc xưng hô. Giới thiệu hoặc chào hỏi người có vị trí cao nhất trước sau đó chào hỏi từng người một Khi giới thiệu, bạn có thể bắt tay đối tác.
Việc trao đổi danh thiếp trong buổi gặp gỡ đầu tiên là rất cần thiết vì vậy, bạn nên mang nhiều danh thiếp khi đi gặp đối tác Tây Ban Nha. Danh thiếp nên có một mặt là tiếng Anh và mặt kia là tiếng Tây Ban Nha. Ghi rõ trình độ học vấn lên danh thiếp và đảm bảo mô tả rõ chức danh của bạn nhất là khi bạn là người có vai trò quyết định. Khi trao danh thiếp, nên để mặt tiếng Tây Ban Nha theo chiều người nhận có thể đọc được Khi đưa danh thiếp, bạn nên cười và duy trì giao tiếp bằng mắt, sau đó dành một vài giây để đọc nội dung. Tiếp theo, đặt danh thiếp lên bàn trước mặt bạn.
Buổi họp thường mở đầu bằng những câu chuyện ngoài lề có thể là những câu hỏi về bản thân và gia đình để hai bên có thể bắt đầu làm quen. Bạn phải kiên nhẫn và để đối tác điều khiển tốc độ đàm phán. Các buổi họp đầu diễn ra khá trịnh trọng, nhưng khi hai bên đã hiểu nhau hơn thì diễn ra trong không khí khá thoải mái. Yếu tố hài hước được người Tây Ban Nha rất hoan nghênh miễn là đừng quá thông tục và nhạo báng. Không khí các buổi họp tại Tây Ban Nha thường khá nhốn nháo, mọi người thường cắt ngang lời nhau và có thể có người trao đổi việc riêng.